Road4U: Riorganizzare ed automatizzare

Il progetto di collaborazione tra Synnova e Soluzioni e dopo l’articolo “Management by Project” , presentiamo l’approfondimento di Paolo Arlotti, di Soluzioni sulla riorganizzazione e l’automazione aziendale.

Dopo aver illustrato come, adottare strategie di innovazione tecnologica e organizzativa, utilizzando strumenti di project portfolio management significa per tradurre le strategie in azioni concrete, coordinate ed efficaci, in questo articolo ci concentriamo sulla gestione del cambiamento organizzativo, che, se ben strutturato, Arlotti anticipa ed introduce in modo coordinato il cambiamento tecnologico.

Da dove partire? Quale approccio tenere?

Il cambiamento nasce sempre dall’esigenza di riallineare l’impresa, rispetto alle sfide poste dall’evoluzione e dalla complessità del proprio contesto competitivo, in relazione a fattori interni e/o esterni (quali inerzie o errori del passato, rilevanti innovazioni delle tecnologie e dei cambiamenti dei mercati).

E il cambiamento parte proprio dal cuore dell’organizzazione: i processi aziendali ed i relativi obiettivi. Come i progetti traducono le strategie in azione, i processi traducono gli obiettivi di business in risultati.

Infrastrutture, tecnologie, persone e competenze sono elementi che interagiscono in modo coordinato all’interno dei processi aziendali: per questa ragione, prima di attuare singoli cambiamenti “spot” in uno di questi ambiti, è opportuno riflettere sul fatto che il vero asset chiave non è quella singola risorsa, bensì il relativo processo di cui fa parte.

I processi rappresentano per l’azienda un mezzo imprescindibile per conseguire i propri obiettivi: in questa logica devono essere riesaminati, al fine di verificare la loro capacità di rispondere agli attuali fattori di contesto ed ai relativi rischi.

Occorre analizzare e ripensare i propri processi, cercando di cogliere le opportunità e di mitigare le minacce del presente, ad esempio, orientandosi verso operations più snelle, automatizzate e interconnesse, più digitali e data-driven, più sostenibili in termini economici, sociali ed ambientali.

Ripartire dalla gestione per processi

L’approccio per processi è l’elemento fondante dell’organizzazione. Nell’attuale contesto in evoluzione e nell’ambito di percorsi integrati di gestione dell’innovazione, occorre rendere efficace la gestione per processi:

  1. Concentrarsi sugli elementi che generano valore per il cliente, istituzionalizzando l’approccio per processi, con una visione unitaria che superi l’approccio classico focalizzato sugli aspetti interni delle unità organizzative.
  2. Ampliare la gamma dei processi considerati a tutti gli ambiti aziendali, applicando la gestione dei processi a quelli interni, interaziendali, di collegamento con l’esterno, a processi di supporto tipicamente meno strutturati e strutturabili come la comunicazione, la conoscenza, la gestione della sicurezza delle informazioni. Inoltre, grazie allo sviluppo delle tecnologie, ottimizzare i processi che coinvolgono attività disperse sul territorio e team non operanti nella stessa struttura.
  3. Integrare la gestione per processi con lo sviluppo delle competenze, rafforzando la capacità delle persone di fornire contributi più forti e qualificati rispetto al passato, così come richiesto per un adeguato presidio di aspetti fondamentali quali l’orientamento ai risultati, l’attivazione di significative relazioni clienti – fornitori, l’efficace articolazione delle responsabilità, l’utilizzo di tecnologie per la comunicazione ed il coordinamento, la definizione di ruoli più ampi ed integrati, il lavoro in team, la delega decisionale. Le politiche di gestione e sviluppo delle risorse umane vanno dunque trasformate e sviluppate in modo coerente.
  4. Sfruttare la relazione circolare tra organizzazione e tecnologia; da una parte lo sviluppo della digitalizzazione della conoscenza, della multimedialità, della rete e dei servizi di rete, del portafoglio di applicazioni orientate al business consente di ampliare la gamma dei processi che è possibile trasformare ed automatizzare (quali la gestione del portafoglio progetti, lo sviluppo prodotti, la gestione della conoscenza,); dall’altra, i progetti di innovazione organizzativa possono essere supportati e potenziati grazie all’utilizzo delle tecnologie (come nella progettazione del business, nel disegno dei processi e dei meccanismi gestionali).

Il cambiamento organizzativo, a prescindere dalle tecniche e dagli strumenti utilizzati per l’analisi, la progettazione e l’implementazione delle modifiche da apportare ai processi, inclusa la loro automazione, deve essere affrontato in modo equilibrato, ampio ed integrato; non sempre è necessario un approccio al cambiamento di tipo radicale, con salti di rottura con il passato.

In alcuni casi, soprattutto per le piccole imprese, che non sono in grado di concentrare ingenti risorse su progetti di cambiamento organizzativo, risulta più efficiente incrementare le prestazioni attraverso piccoli passi secondo logiche di miglioramento continuo.

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